Neben der Kassenführung nehmen Betriebsprüfer auch die ordnungsgemäße Buchführung ins Visier. GoBD - Sind Ihre Daten fit für die Steuerprüfung?
Was heißt GoBD?
Die GoBDs - die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" - gelten seit 2015. Sie beinhalten die Rechte und Pflichten im Umfang mit digitalen Buchführungsdaten.
Welche Fehler werden am häufigsten gemacht?
Allgemein
- falsche Inventurwerte,
- Falschbuchungen in größerem Umfang,
- fehlende Kontierungen und Buchungstexte,
- unvollständige Belegaufbewahrung,
- nachträgliche Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen,
- nachträgliche Rekonstruktion einer Buchführung anhand gesammelter Belege,
- Nichtverbuchung von Einnahmen und Ausgaben,
- Verbuchungen auf falschen Konten.
Bei der Kassenführung
- Kassenbuch in Excel (nachträglich änderbar),
- Unvollständige Aufzeichnungen der Kasseneinnahmen,
- Kassenfehlbeträge,
- Kein chronologisch-fortlaufend geführtes Kassenbuch,
- Verbuchung von Einlagen und Entnahmen ohne Belege.
Für die Ordnungsmäßigkeit der Bücher und sonstiger erforderlicher Aufzeichnungen, einschließlich der eingesetzten Verfahren, ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei einer Auslagerung auf Dritte (z. B. Steuerberater).
Die GoBD gelten für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige, auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner.
Was ist neu?
Es ist zwar nicht alles neu, dennoch gibt es Änderungen, die der Unternehmer kennen sollte. Nur wer sich an die GoBD hält, ist bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite:
- Die GoBD fordern, dass Steuerpflichtige ihr IT-System gegen Verlust zu sichern und gegen unberechtigte Veränderungen (Zugang- und Zugriffskontrollen) schützen.
- Mit den Regeln stellt die Finanzverwaltung klar, wie Belege beim Einsatz einer EDV-Buchhaltung zu behandeln sind. Dadurch soll eine Gleichbehandlung von Papier- und elektronischen Belegen erreicht und Manipulationsmöglichkeiten verhindert werden.
- Die GoBD regeln aber auch, welche Rechte ein Prüfer des Finanzamts hat, wenn er elektronisch auf die EDV-Buchhaltung zugreift.
Werden die Daten nicht ausreichend geschützt und können aus diesem Grund nicht mehr vorgelegt werden, ist die Buchführung nicht mehr ordnungsgemäß.
Welche Systeme sind betroffen?
Alle Bereiche, in denen steuerrelevante Daten entstehen – auch sogenannte Vor und Nebensysteme, z. B.
- Warenwirtschaftssystem
- Zeiterfassung
- Kassensystem
- Lohnbuchführung
- Archiv- und Datenmanagementsysteme
Nutzen Sie die Checkliste unter Downloads. Prüfen Sie, an welcher Stelle im Betrieb ggf. noch Maßnahmen ergriffen werden müssen, um die GoBD einzuhalten.
Welche Änderungen und Ergänzungen ergeben sich?
Vollständigkeit und Nachvollziehbar
Alle für die Steuer relevanten Informationen eines Geschäftsvorfalls sind aufzuzeichnen und der Prozess muss nachzuvollziehen sein (z.B. Protokollierung, Verfahrensdokumentation).
Zeitvorgaben
- Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich,
- Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten,
- Ebenfalls die Erfassung von Waren- und Kostenrechnungen innerhalb von 8 Tagen.
Werden unbare Geschäftsvorfälle nicht innerhalb der angegebenen Fristen erfasst, können die Anforderungen auch durch eine geordnete, fortlaufende, übersichtliche und zeitlich unmittelbare Belegablage erfüllt werden. Werden Geschäftsvorfälle periodisch verbucht oder Aufzeichnungen erstellt, gilt:
- Die unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats müssen bis Ablauf des folgenden Monats erfasst (verbucht bzw. aufgezeichnet) werden
- Bis zur Erfassung muss sichergestellt werden, dass die Unterlagen nicht verlorengehen. Das geschieht insbesondere durch die laufende Nummerierung der ein- und ausgehenden Rechnungen, ferner durch die Ablage in besonderen Ordnern oder auch durch elektronische Grundbuchaufzeichnungen in PC-Kassen oder Warenwirtschaftssystemen.
- Dabei sollte ein klar dokumentierter Prozess vorliegen (z. B. Wie wird die Vollständigkeit der Belege sichergestellt? Wer hat Zugang? Wie wird der Zugang Unberechtigter verhindert? Verfahrensdokumentation).
Ordnung und Unveränderbarkeit
- Falls eine Änderung dennoch notwendig ist, muss diese nachvollziehbar protokolliert werden.
- Die Ordnung der Buchführung verlangt eine systematische Erfassung sowie eine übersichtliche und nachvollziehbare Buchung.
- Alle steuerlich relevanten Daten sind so zu archivieren, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind.
- Die buchungstechnische Erfassung unter Einsatz eines IT-Systems und deren Unveränderbarkeit (Festschreibung) unterliegt konkreten Fristen, die sich am Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) orientieren.
Aufbewahrungspflicht
Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene steuerrelevante Daten sind unverändert in dieser Form aufzubewahren. Diese Daten und elektronische Dokumente müssen für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden.
Verfahrensdokumentation
Eine Verfahrensdokumentation benötigt, wenn steuerlich relevante elektronische Dokumente aufbewahrt werden. Das gilt ebenso für eingescannte Papierbelege, wenn diese elektronisch archiviert und die Originalbelege vernichtet werden. Die Verfahrensdokumentation umfasst im Wesentlichen folgende Punkte:
- Protokollierung von Zugriffsberechtigungen,
- die eingesetzten IT-Systeme,
- den Prozess selbst (also die Art und Weise wie Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden),
- die getroffenen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Verfälschung und Datenverlust,
- interne Kontrollen, die sicherstellen, dass die Vorschriften eingehalten werden.
Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Bei Änderungen ist diese entsprechend anzupassen und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten. Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die Ordnungsvorschriften beachtet werden. Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie ungenügend ist dies nur dann kein schwerwiegender Mangel, wenn die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit ansonsten gesichert ist. Andernfalls kann der Mangel zum Verwerfen der Buchhaltung und gegebenenfalls zu einer unvorteilhaften Schätzung der Besteuerungsgrundlagen oder zu aufwendigen Nacharbeiten führen.
Internes Kontrollsystem (IKS)
Innerhalb der Verfahrensdokumentation ist die Beschreibung des internen Kontrollsystems besonders wichtig. Im Betrieb müssen Kontrollen eingerichtet werden, die die Einhaltung der Ordnungsvorschriften der GoBD sicherstellen. Dies umfasst folgende Aspekte:
- Verarbeitungskontrollen,
- Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen),
- Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen,
- Funktionstrennungen,
- Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe,
- Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.
Die Ausgestaltung des Kontrollsystems ist abhängig von der Komplexität der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems. Es muss auch anlassbezogen (z. B. beim Systemwechsel) geprüft werden, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem dokumentierten System entspricht.
Dokumentenverwaltung - Können Office-Formate weiterhin verwendet werden?
Bei der Nutzung von MS Excel oder ähnlicher Software ist Vorsicht geboten. Diese Programme gewährleisten keine lückenlose Änderungshistorie und erfüllen die Anforderungen der Unveränderbarkeit nicht. Sie werden daher von der Finanzverwaltung für Buchhaltungszwecke so nicht anerkannt.
Bei der Unveränderbarkeit geht die Verwaltung davon aus, dass nur ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystems (DMS) den Anforderungen entspricht. Das BMF-Schreiben sieht aber auch die Sicherstellung der Unveränderbarkeit durch organisatorische und technische Maßnahmen vor (Kombinationen von Organisationsanweisungen, Schreibschutz, Zugriffsrechte, regelmäßige Datensicherungen und entsprechender Protokollierung; Verfahrensdokumentation).
Der Einsatz eines revisionssicheren Archivierungssystems (DMS) ist empfehlenswert, gerade wenn der Umfang der aufzubewahrenden Dokumente hoch oder sich (z. B. durch elektronische Rechnungen oder Einführung des ersetzenden Scannens) erhöhen würde.